Apprendre et s'Organiser pour Réussir
MUDA

LEAN : Comment prendre conscience du gaspillage de temps au quotidien

Comment les méthodes Lean peuvent aider votre enfant au quotidien.

Parmi les différents axes d’amélioration pour s’organiser à faire son travail scolaire ou d’apprentissage, je souhaite développer ici mes réflexions et mes intentions de mise en application du Lean. Je baigne dedans dans mon environnement professionnel et j’y vois des applications simples à la portée de tous.  Pour ceux qui ne connaissent pas le Lean (qui signifie « maigre » en anglais), cela consiste à aller à l’essentiel, à éliminer le superflu. Cette méthode d’amélioration a été introduite par l’entreprise Toyota il y a  plusieurs années. Une partie de cette méthode permet d’identifier les sources de gaspillage. Dans cet article, je vais vous parler des méthodes MUDA ou encore comment transformer les 8 sources de gaspillage en opportunité d’amélioration. Dans un prochain article, je vous parlerai des MURI (Gaspillage par utilisation de mauvais moyens pour atteindre l’objectif. Exemple : prendre une massue pour tuer une mouche) et des MURA (gaspillage dû à la variabilité. Exemple : changer ou réinventer une méthode de travail à chaque fois).

Une anecdote

Juste pour vous mettre l’eau à la bouche, je vais vous raconter une histoire.

Ma fille rentre un jour de l’école avec le résultat d’une évaluation d’orthographe dans laquelle elle avait fait particulièrement beaucoup de fautes, plus que d’habitude. Je constate qu’elle avait changé d’écriture et était pas passée en script. La raison évoquée  était que c’était plus joli et plus propre. J’étais tout à fait d’accord avec elle. Cependant, elle avait confondu beaucoup de lettre comme le b et le d ou encore le p et le q. Le résultat de cette confusion était qu’elle faisait beaucoup de fautes qu’elle aurait dû normalement éviter. En plus de ces confusions, elle écrivait beaucoup plus lentement que d’habitude ce qui lui avait fait rater certains passages. Nous avons donc, ensemble mis le doigt sur ces deux aspects et je lui ai demandé de faire la liste des + et des – de l’écriture script et de l’écriture cursive. D’un côté, nous avions, c’est plus joli, mais de l’autre, c’était plus lent et il y avait plus de fautes. Je lui ai  dit que je voyais deux choix : s’améliorer en écriture script pour travailler efficacement : moins de fautes et plus vite ou bien revenir à l’écriture cursive pour rester efficace sans fournir d’effort supplémentaire dans l’immédiat. Elle a donc conclut d’elle-même, qu’il fallait mieux revenir à une écriture cursive. Elle s’entraine à l’écriture script dans un autre cadre. Cette prise de conscience a été essentiel, je n’ai pas eu à lui démontré que j’avais raison et elle tord mais juste de lui permettre de mesurer la différence et de faire des choix.

 

Comment identifier les MUDA ou 8 sources gaspillages et les transformer en opportunité d’efficacité

Nos enfants ne disposent pas d’un temps infini pour apprendre leurs leçons, faire leurs exercices, préparer des exposés, lire des livres, etc. Nous non plus d’ailleurs pour les accompagner. Une des premières réflexions d’organisation va donc consister à chercher comment optimiser le temps consacré aux leçons pour le minimiser à l’essentiel et  de dégager du temps pour les passions et les loisirs.

La théorie MUDA nous indique qu’il y a 8 types de gaspillage. C’est 8 types de gaspillage se connaissent sous le nom de  « Tim Woods ».

Tim Woods n’est pas une vraie personne bien que ce nom puisse paraître  banal pour des anglo-saxons, mais désigne un acronyme, pour lequel chacune des initiales renvoie à un terme de gaspillage (en anglais) listé ci-dessous :

  1. Transport (Transportation)
  2. Stock inutiles ou excédentaires (Inventory)
  3. Mouvements Inutiles (Motion)
  4. Délais d’attente (Waiting)
  5. Produire plus que nécessaire (Overproduction)
  6. Introduire des méthodologies inutiles (Overprocessed)
  7. Manque de qualité (Defects)
  8. Mauvaise utilisation des compétences (Skills)

Pour chaque gaspillage, essayons d’identifier à quoi il correspond  et quelles sont les pistes d’amélioration.

Transport :

  • Quel est le gaspillage : Le temps passé à se rendre d’un lieu à un autre, par exemple, le temps passé à se rendre à l’école (en bus, en voiture).
  • Pistes pour tirer profit de ce temps :
  • Le matin : comment est-ce que je peux utiliser ce temps pour une dernière révision ?
  • Le soir : comment est-ce que je peux utiliser ce temps pour me remémorer ce que j’ai appris dans la journée ?

Stocks inutiles ou excédentaires :

  • Quel est le gaspillage : ici on parle d’accumuler du stock, cela pourra être, par exemple, les devoirs et les leçons qui doivent être apprises à plus longue échéance et qu’on laisse trainer jusqu’à la dernière minute.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
  • Faire la liste de taches à faire dans la semaine et dans le mois.
  • Avoir une organisation dans la semaine pour consacrer un temps égal à mes devoirs chaque jour.
  • Mettre en place une méthode pour avancer sur les sujets qui prennent le plus de temps. Si c’est un livre à lire, on peut estimer le temps de lecture nécessaire et le répartir de manière homogène chaque jour.

Mouvements inutiles :

  • Quel est le gaspillage : le temps perdu à se mettre au travail, à se concentrer, à organiser sa place de travail sont des éléments de mouvements inutiles. La distraction en est un autre en raison du bruit, de la télévision et des interruptions diverses.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • Maintenir un son bureau propre et ranger. Par exemple, on peut prendre l’habitude de débarrasser son bureau après avoir travaillé plutôt de que mettre de l’ordre avant ou pire encore de travailler sur un petit coin faute d’avoir plus de place.
    • Utiliser un minuteur pour se consacrer uniquement à un exercice ou une leçon donnée pendant un temps limité avec des phases de 20 à 30 minutes maximum et s’accorder une pause de 5 minutes.
    • Travailler au calme et supprimer les sources de distractions : pas de télévision, de musique, de discussion, de Facebook, de téléphone pendant le temps du minuteur.

Délais d’attente :

  • Quel est le gaspillage : il y a des jours avec et des jours sans. En d’autre terme, on travaille en dents de scie en avançant uniquement avec les échéances du lendemain.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • On revient aux pistes évoquer pour les stocks, il faut organiser sa semaine de travail en y consacrant chaque jour un temps égal, cela réduit la frustration de devoir travailler pendant des heures un jour donné.
    • Si on a une évaluation d’histoire tous les jeudis et bien on la prépare tous les jours, l’effort sera moins important et surtout beaucoup plus efficace.

Produire plus que nécessaire :

  • Quel est le gaspillage : on en fait trop, on va trop dans le détail, pour différente raison, soit parce que cela passionne, soit parce que l’on n’a pas compris la demande, soit parce que l’on se perd dans les détails.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • Bien cerner l’objectif, il convient de se demander quel est l’objectif et réfléchir à comment y répondre simplement et efficacement avant de se perdre.
    • Valider ce qu’on a compris de l’objectif avec les parents, un camarade ou le professeur si on a un doute. Ce n’est pas la peine de démarrer quelque chose si on ne sait pas où on va avec l’espoir d’atteindre la destination finale par hasard.
    • Si c’est la passion du sujet qui nous anime, je comprends, cependant on perd la notion du temps. Il faut se discipliner, là nous parlons du temps pour le travail demandé et il y a un autre temps pour la passion et les loisirs attention à ne pas mélanger les deux, car cela se fera nécessairement au détriment d’autre chose.

Introduire des méthodologies inutiles :

  • Quel est le gaspillage : on n’a pas la bonne méthode de travail, c’est-à-dire la méthode la plus optimale pour avoir le résultat optimal correspondant. On a par exemple, une méthode parasité par des actions qui prennent du temps et qui n’apportent rien.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • Il faut regarder les taches élémentaires qui sont faites pour arriver au résultat final et identifier ce qui est inutile ou ne contribue pas à l’objectif cherché.
    • On peut tester une autre approche et faire le bilan en + et en – de chaque approche et faire un choix. (c’est le cas de l’anecdote)

Manque de qualité :

  • Quel est le gaspillage : dans ce cas, il est assez évident : on passe du temps à refaire et ce temps on ne l’avait pas prévu au départ.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • Faire bien du premier coup doit être un objectif.
    • Travailler sur un brouillon, vérifier et faire vérifier avant de mettre au propre et de finaliser son travail. C’est mieux que de faire au propre 2 fois.

Mauvaise utilisation des compétences :

  • Quel est le gaspillage : nous sommes tous différents avec des intelligences multiples. Le fait d’utiliser une méthodologie ou une manière de travailler qui ne correspond pas à notre zone de confort va nous faire perdre du temps et générer de la frustration.
  • Pistes pour réduire ce gaspillage :
    • Lire l’article sur les intelligences multiples.
    • Se concentrer sur l’objectif.
    • Soyez créatif dans les méthodes d’apprentissage afin de trouver celle qui convient le mieux. Faire plusieurs essais est indispensable.

A suivre ….

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